Hvis en sjåfør har glemt å logge seg på bil vil turene på bilen bli registrert med «ukjent sjåfør».
Administrator kan velge å tildele disse turene til sjåfører hvis de mener det er disse som har vært sjåfør på de aktuelle turene.
Søket etter turer med ukjent sjåfør gjøres automatisk for inneværende måned, men kan endres til ønsket periode.
Man kan også begrense søket til en avdeling eller en bestemt bil.
Alle turene med ukjent sjåfør i valgt periode og for valgt avdeling eller bil kommer opp i søket.
Hak av for turene som skal tildeles en sjåfør. Hvis alle turene i søket skal tildeles samme sjåfør, velg «Velg alle». Trykk deretter på «Tildele turer».
For å tildele turen eller turene til en sjåfør finner man navnet på vedkommende i nedtrekksmenyen for sjåfører (avgrensning på avdeling gjør antall navn mindre).
Når man har funnet riktig sjåfør, trykker man på «Tildele turer». Turene sendes da til sjåførene for godkjenning.
Sjåfører godta eller avvise tildelte turer:
Når en administrator tildeler en tur til en sjåfør, vil vedkommende få beskjed på forsiden av sin egen kjørebok.
Ved å trykke på lenken får sjåføren opp turene som er blitt tildelt seg og kan da velge å godta eller avvise turene.
Godtas turene blir de automatisk lagt som vanlige turer i sjåførens kjørebok på riktig måned.
Avvises turene forsvinner de fra sjåførens kjørebok, og administrator får turen tilbake.
Behandling av tildelte turer:
Turer som er sendt til en sjåfør for godkjenning vil ligge i en egen liste «sendt/venter» som alltid er tilgjengelig under «Tildele turer».
Turer som er godkjent av valgt sjåfør forsvinner fra listen og er ferdigbehandlet.
Turer som fortsatt ikke er blitt behandlet av sjåføren har statusen «Venter»., mens turer som er blitt avvist av en sjåfør får status «Avvist av …».
Disse turer kan sendes til samme sjåfør eller til en annen sjåfør tilgjengelig i nedtrekksmenyen.
Etter å ha valgt sjåfør trykker man «Tildel på nytt», og turen sendes da til valgt sjåfør på samme måte som tidligere.