Må vi ha elektronisk kjørebok?

Dersom dere har firmabiler som også brukes privat må dere ha elektronisk kjørebok dersom dere velger å verdsette den private fordelen basert på faktisk bruk (kilometersats). Da brukes den elektroniske kjøreboken til å registrere yrkeskjøring og privat bilbruk.

Dersom dere har firmabiler som ikke brukes privat, eller velger å verdsette den private fordelen etter sjablongmetoden er det ikke noen krav fra skatteetaten å bruke elektronisk kjørebok, men det kan være lønnsomt allikevel. Elektroniske kjørebøker gir innsikt i bilbruk, klimagassutslipp, oversikt over bilparken og mye mer.

Er elektronisk kjørebok overvåking av ansatte?

En elektronisk kjørebok overvåker bilens bevegelser, men ikke førerens bevegelser utenfor bilen. Det er svært viktig at data fra kjøreboken ivaretas og behandles på en korrekt måte som ivaretar personvernet til de ansatte. Her har både Zeekit og arbeidsgiver et stort ansvar. Personvern er noe vi tar på største ansvar, og vi etterlever alle krav i GDPR. Vår viktigste anbefaling til alle som har eller skal anskaffe elektroniske kjørebøker er å ha god dialog med ansatte og tillitsvalgte, og ha noen klare retningslinjer om hvordan data fra kjørebøkene skal benyttes.

Les mer om hvordan vi jobber for å ivareta personvern her.

Hva er skatteetatens krav til elektroniske kjørebøker?

På www.skatteetaten.no finner vi kravene skatteetaten har til elektroniske kjørebøker. For det første skal en elektronisk kjørebok være en GPS-basert kjørebok som monteres fast i kjøretøyet. I tillegg stilles følgende krav:

• Kjøreboken skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett.
• Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene.
• Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor du registrerer hvorvidt turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål.
• Eventuelle avvik i kjøreboken, som for eksempel driftsstans, skal registreres i kjøreboken.
• Den elektroniske kjøreboken skal anskaffes og administreres av arbeidsgiver.
• Dette innebærer at arbeidsgiver sørger for anskaffelse og installasjon og at han har tilgang til og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboken, jf. opplysningsplikten.

Zeekits elektroniske kjørebok Autozeek tilfredsstiller alle disse punktene.

Hovedprinsippet i skattelovgivningen er ganske enkelt: Bruk av firmabil (arbeidsgivers bil) til alt som ikke er jobb er en fordel som man må skatte av som privatperson. Hvordan den fordelen skal beregnes og hvordan det skal beskattes er noe mer komplisert. For en detaljert beskrivelse av skattereglene for firmabiler besøk Skatteetatens sider om skatteregler for firmabiler. Dersom du eller dine ansatte bruker firmabiler til noe privat kjøring anbefaler vi å gå til innkjøp av elektronisk kjørebok for å sikre full kontroll.

Kan vi ha flere sjåfører per bil?

Mange bedrifter har ordninger hvor flere personer deler samme kjøretøy. Zeekit tilbyr flere måter å registrere en sjåfør slik at sjåførene kan holde orden på sin egen kjørebok, og bedriften har kontroll på hvem som har kjørt bilen. Sjåførene kan logge på bil med appen som følger med Autozeek. Dersom en sjåfør har glemt å logge seg på bil før en tur kan administrator tildele turen til sjåføren inne i Autozeek i etterkant. Sjåføren vil da kunne akseptere eller avvise den tildelte turen inne i sin egen kjørebok.

Hva er forskjellen på elektronisk kjørebok og flåtestyring?

En elektronisk kjørebok registrerer hvor du har kjørt og hva formålet var med kjøreturen. Arbeidsgiver kan hente ut rapporter som viser bilbruken, og dokumentasjonen innhentes primært for å sikre korrekt rapportering til norske skattemyndigheter. Det sitter en GPS montert i bilen som sender data til en sentral enhet, som igjen produserer rapporter og statistikk over kjøringen.

Flåtestyring er et digitalt arbeidsverktøy som skal gi oversikt og informasjon over drift som skjer i felt. Bilene eller maskinene som er med i flåtestyringssystemet har en GPS montert, og signalene sendes til en sentral enhet, som igjen produserer oversikter, rapporter og statistikk. Den store forskjellen er at i et flåtestyringsverktøy kan bilene og maskinene observeres i sanntid i et avansert kart. Vi kan legge store mengder informasjon inn i kartet «points of interest» og det samme kan gjøres med hvert av kjøretøyene. Man kan hente ut et bredt spekter med rapporter over aktivitet, og man kan styre virksomhetens ressurser i sanntid. Våre kunder bruker flåtestyring som beredskapssystem, som grunnlag for datafangst i offentlige brøytekontrakter, eller som styringsverktøy for å effektivisere den daglige driften.

Dersom du har elektronisk kjørebok fra Zeekit kan du raskt få på plass en flåtestyringsløsning tilpasset dine behov. Den fysiske GPSen i bilene er den samme, alt vi må gjøre er å sette opp ditt skreddersydde kartsystem.